1. Serviços de fornecedores
Ao elaborar um contrato de prestação de serviços de fornecedores,
lembre-se de incluir os campos básicos, como nome, endereço, CPF e RG do
contratado. No caso de uma empresa, por exemplo, não esqueça o contrato
social e os dados do responsável pela empresa.
Depois de deixar claro que ambas as partes que assinarem o contrato
se comprometem ao cumprimento de todas as cláusulas, vá direto ao ponto,
estabelecendo o objeto de tal contrato, ou seja, o motivo pelo qual
este foi criado. Em seguida, insira as especificações do evento, como
data, local e outros dados essenciais. Além disso, defina os direitos e
deveres de ambas as partes caso o evento precise ser adiado ou
cancelado.
Após definir quais são as obrigações do contratante e do contratado,
você deve criar uma seção referente a eventuais inadimplências. Dessa
forma, ficará combinado a quantia que precisará ser paga caso haja
inadimplência, além de diferentes opções de pagamento de possíveis
multas rescisórias.
Como fornecedores irão disponibilizar produtos para que determinado
evento seja realizado, é essencial esclarecer as condições do
fornecimento, como o modelo e a quantidade de cada produto, bem como o
modo pelo qual os itens serão entregues e devolvidos.
Mais do que o fornecimento de materiais, você pode solicitar a
disponibilização de profissionais qualificados para a instalação,
montagem ou, simplesmente, para o transporte dos produtos. Logo, isso
também deve fazer parte do contrato. Caso contrário, você não terá como
reclamar se ninguém da empresa fornecedora quiser efetuar uma ação que
não foi colocada em uma das cláusulas.
2. Serviços de foto e vídeo
Todo evento precisa ser registrado por profissionais devidamente
habilitados, não é mesmo? Pois a contratação de serviços de foto e vídeo
também requer cuidados específicos para tornar a parceria mais
produtiva e com menos probabilidade de transtorno.
Os aspectos básicos de um modelo de contrato para prestação de
serviços de registro fotográfico e fílmico de eventos não é tão
diferente de outros requisitos obrigatórios, tais como dados do
contratante e do contratado, além das obrigações e deveres de cada uma
das partes.
O que diferencia o contrato relacionado a serviços de foto e vídeo é a
presença de especificações ligadas a câmeras e outros elementos. Além
de determinar as condições de uso dos equipamentos, que podem ser os
seus ou os dos contratados, é imprescindível criar cláusulas para
determinar a questão do direito autoral das imagens registradas no
evento em questão. Lembre que se você conceder os direitos autorais ao
fotógrafo, ao cinegrafista ou à empresa, você permitirá legalmente que
todas as imagens sejam usadas por tais profissionais com a finalidade de
aprimorar o marketing dos mesmos.
Outro fator que deve ser especificado em uma cláusula é a
exclusividade, visto que há profissionais que só atuam quando não existe
mais ninguém exercendo a mesma função no local. Dessa forma, defina
quais são as medidas que precisarão ser adotadas em caso de convidados
tirando fotos ou filmando de modo inapropriado, podendo até atrapalhar o
trabalho da equipe contratada.
3. Serviços artísticos
Em quase todos os eventos, há alguma banda ou outro tipo de
manifestação artística para entreter os convidados. Para assegurar os
seus direitos diante da prestação de serviços artísticos em eventos,
você deve levar em conta as suas necessidades, assim como as
necessidades dos artistas que se apresentarão.
Além das informações de cada integrante do contrato e de seus
respectivos direitos e deveres, da mesma forma que aconselhamos nos
modelos acima, contratos de serviços artísticos precisam incluir
cláusulas como os direitos das músicas tocadas, a divulgação de tais
artistas em materiais de marketing do evento, a hora de chega e de saída
dos artistas, o transporte até o local, as características dos ensaios e
outras condições para que a apresentação ocorra de maneira satisfatória
para todos.
Por fim, o pagamento deve sempre ser definido com bastante precisão,
afinal, qualquer falha no contrato pode permitir que o contratado não
pague como você esperava. Sendo assim, avalie quais são as formas de
pagamento que contemplam os interesses do contratado e os do
contratante, a fim de se prevenir contra prejuízos e dores de cabeça.
1. Objetivo e metas
Não demore para incluir seu objetivo e as metas do evento, pois os
investidores gostam de saber logo os motivos pelos quais patrocinarão
determinado projeto. Claro que não é preciso exibir o objetivo e as
metas antes de qualquer outra coisa, mas não é recomendável deixar esses
itens para o meio ou o final de uma apresentação.
Outra dica referente à apresentação do objetivo e das metas do evento
é ser o mais didático possível. Nada de ficar enrolando ou usar textos
enormes. O ideal é que esses fatores sejam mostrados de maneira direta.
Para tanto, basta usar frases simples e que estejam separadas por meio
de numerações ou outras ferramentas que garantam uma disposição de fácil
entendimento.
2. Justificativa
Outro elemento que não pode faltar na sua apresentação é a
justificativa do projeto. As mesmas recomendações anteriores valem para o
novo item, que vai servir como um incentivo para que os patrocinadores
decidam investir no evento em questão. E não basta só justificar, pois
você também deve deixar as vantagens do patrocínio explícitas.
Ao expor o diferencial do projeto, bem como seus benefícios, você
terá mais chances de estimular o investimento desejado, visto que os
eventuais patrocinadores só embarcarão no projeto se eles se sentirem
confiantes de que há razões para pensar que os resultados serão
positivos.
3. Estratégias de ação
Ao chegar à parte das estratégias de ação, use os mais diversos
recursos para que os possíveis investidores visualizem seu plano de
ação. Nada impede que você trabalhe somente com texto corrido nessa
parte, mas se você fizer isso, lembre que o texto deve ser apresentado
de modo visualmente agradável. Logo, escolha um tipo de letra que
facilite a leitura e tenha cuidado com outros aspectos da exposição do
texto, como espaçamento, tamanho e até cores. Tudo isso precisa criar
uma espécie de harmonia, caso contrário, as pessoas se cansarão e
perderão o foco da apresentação.
Já se você optar pela inserção de vídeos, tabelas e outros recursos, o
modo como eles serão incluídos poderá influenciar na decisão dos
patrocinadores, independente do conteúdo apresentado. Por conta disso, é
essencial colocar esses recursos em pontos cruciais da sua proposta.
Depois de vários slides com uma quantidade expressiva de textos, por
exemplo, cai bem aliviar a apresentação com um recurso visual.
Aconselha-se que os recursos diferenciados apareçam sem que a linha
de raciocínio seja interrompida. Isso quer dizer que as estratégias
precisam fazer sentido para quem está vendo a proposta. Sendo assim, não
adianta cativar os investidores comprometendo a qualidade do conteúdo. E
outra precaução diz respeito à quantidade de recursos, pois o excesso
pode cansar e até passar insegurança quanto aos dados exibidos.
4. Duração e outros detalhes do evento
Quando você tiver que criar a parte da duração do projeto, aproveite
recursos que simplifiquem a compressão, como um cronograma com prazos em
destaque. Outros detalhes do evento também precisam do devido destaque
exigido para cada um, como estimativa do público-alvo e o orçamento.
Para destacar cada elemento, há uma grande variedade de opções. Você
pode deixar as informações em negrito, sublinhadas, em tons distintos e
muito mais. Caso você recorra a um padrão, como vermelho para os prazos
finais e amarelo para as datas próximas do limite estabelecido, que tal
explicar essa lógica já no início da apresentação? Dessa forma, você
evitará confusão no decorrer da proposta.
Além disso, há outra alternativa: inserir uma mini explicação dessa
lógica em cada parte da apresentação, em um espaço pequeno e sem tirar o
foco das informações mais importantes, só para não ter que ficar
repetindo tudo sempre que alguém se distrair, por exemplo.
5. Divulgação
Outra maneira de convencimento é oferecer diferentes opções no seu
plano de divulgação. Em vez de mascarar as possíveis desvantagens,
esclareça os pontos fortes e os fracos de cada maneira de divulgar o
evento, para que os patrocinadores saibam que você está disposto a ter
um plano B, C, D e assim por diante, caso surjam imprevistos ou,
simplesmente, caso os investidores não gostem de uma ideia.
6. Exemplos
Por fim, tente mostrar o seu preparo exibindo exemplos de como suas
intenções seriam aplicadas na prática. Utilize exemplos de artistas
reais, assim como locais que poderiam ser reservados e outros fatores
passíveis de realização, o que irá mostrar que há como realizar o evento
apresentado. Quanto mais próximos da realidade forem os dados, mais
fácil será convencer os interessados em patrocinar o evento.
1. Dê importância a todos os detalhes
A primeira coisa que você deve saber é dar importância a todos os
detalhes. Por mais que seu prazo seja bastante apertado, nem pense em
ignorar alguns detalhes na hora de se planejar. Lembre que qualquer
descuido pode ser crucial para o sucesso do seu evento. Dependendo da
gravidade do seu erro, é possível que o evento vire um grande fracasso,
que poderia ser evitado com um pouco mais de atenção.
2. Organize-se com planilhas de planejamento financeiro
Claro que não tem condições de obter êxito no fim de um evento ao
fechar as contas se você não começar com o pé direito. Isso quer dizer
que, desde o princípio, é necessário estar bem organizado com tudo o que
diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o
evento em questão aconteça como você deseja.
Não se esqueça de que a criação de planilhas de planejamento
financeiro é uma das melhores opções para quem quer se organizar antes,
durante e após um evento. Desse jeito, fica muito mais fácil controlar
as despesas, diminuindo suas chances de ultrapassar o orçamento
disponível para a realização de cada evento.
3. Contrate uma equipe capacitada
É óbvio que ninguém consegue produzir um evento sozinho. Sendo assim,
o seu sucesso vai depender do esforço da equipe contratada para te
auxiliar a colocar seus planos em prática. Ao escolher uma equipe
capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada
profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica
possível. Como em qualquer trabalho em grupo, o erro de um integrante
pode prejudicar o resultado final da sua produção de eventos. Portanto,
certifique-se de que sua equipe seja bem qualificada e esteja em
sintonia.
O ideal é que os responsáveis pela organização financeira tenham
experiência em administração de eventos, o que vai proporcionar mais
oportunidades de tomar decisões certeiras e não deixar que escolhas
desnecessárias façam parte da sua lista de gastos. Por isso, é
fundamental conferir o trabalho anterior das pessoas que você tem a
intenção de chamar para a sua equipe, visto que não é nada aconselhável
arriscar o futuro do seu trabalho contratando quem não tem a menor noção
de como atuar.
4. Fique de olho na demanda
Outra aspecto que você precisa considerar com muita atenção é a
demanda do evento em questão. Uma vez que pessoas satisfeitas tendem a
elogiar os organizadores de eventos que deram certo, é imprescindível
fazer o que estiver ao seu alcance para que a demanda do seu
público-alvo seja atendida.
Se você não se empenhar para atender à demanda de cada evento,
dificilmente você conseguirá comentários positivos e até novas chances
de patrocínio. O mesmo vale para a possibilidade de que o público
insatisfeito vá a outros eventos produzidos por você, pois isso será
menos provável caso haja um descuido com a demanda do seu público.
5. Monitoramento do apelo das atrações
É comum reservar uma parte do orçamento para o pagamento de algumas
atrações, como apresentações musicais. Porém, o tiro pode sair pela
culatra se você não fizer um monitoramento do apelo de cada atração
visada para o evento. Por exemplo: uma banda que não tem feito tanto
sucesso pode ser sinônimo de poucos ingressos, assim como um cantor que
está com a reputação afetada por atitudes negativas.
6. Escolha a data e o horário com cuidado
No momento de definir onde será o evento e o horário em que ele
ocorrerá, você deve ter bastante cuidado com essa escolha, afinal, se a
data já estiver cheia de outros eventos marcados, você corre o risco de
ver seu público não comparecendo ao seu evento e indo direto para os
concorrentes. O mesmo pode ser dito sobre o horário, pois cada tipo de
evento requer um horário específico para acontecer. Um show destinado ao
público infanto-juvenil, por exemplo, não fará sucesso se ocorrer em um
domingo à noite. Mais dicas de como escolher data e local para o seu evento.
7. Consiga as autorizações necessárias para o evento acontecer
Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento deles não inclui as autorizações necessárias para seus eventos acontecerem. Pensando nisso, lembre que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.
8. Defina o patrocínio mais adequado
Cada evento combina com um tipo de patrocínio.
Portanto, analise bem as suas opções antes de fechar contrato com
qualquer patrocinador. Ao escolher o patrocínio correto, você
economizará mais e, consequentemente, não gastará o que não precisa com
muitos detalhes.
Agora que você sabe como fugir do prejuízo, seus eventos não serão
acompanhados de problemas financeiros e a sua satisfação ao terminar um
trabalho será bem maior!
